Aplicativos para Gestão Administrativa

Autor: Luiz Roberto Marques Nogueira

Foi com grande satisfação que recebemos o convite para comentarmos os processos recentemente automatizados pela Gerência Administrativa, pois, assim que assumimos a gerência da área, adotamos o investimento na automatização dos procedimentos como estratégia para agregarmos maior qualidade aos nossos serviços.

Como uma parte do nosso pessoal não estava familiarizado com o uso da microinformática, uma das primeiras medidas que tomamos foi a montagem de um curso básico de windows e word para todos. Outra alternativa de treinamento foi a utilização do auto-estudo.

Com relação ao processo de automatização, o primeiro aplicativo da área foi o até hoje utilizado Sistema de Almoxarifado, vulgo ALM.

O sistema foi instalado no início do ano de 1987 na área que hoje denominamos Divisão de Suprimentos – DISUP. Consideramos a sua instalação um marco para o grupo de empregados que trabalhava no processo produtivo de Administração de Materiais. A linguagem do ALM é o COBOL e a analista designada como responsável para desvendar os programas e seus problemas foi a Maria Tereza, mais conhecida pelo nosso pessoal como Maitê.

O ALM foi instalado junto com o nosso primeiro PC Itautec e com uma impressora Rima 180. Era fantástico o fato de estarmos recebendo uma máquina que calculava em minutos o trabalho que demorávamos uma semana para concluir: o lançamento manual de todas as requisições de materiais nas fichas de controle do estoque, a apropriação do saldo físico e o fechamento contábil. Esta operação consumia mensalmente uma quantidade considerável de bobinas, apesar de muitas vezes utilizarmos o verso das mesmas para economia.

Podemos afirmar que o processo de informatização da área administrativa começou efetivamente nos últimos 2 anos, pois depois do ALM adquirimos apenas um outro sistema para controle dos contratos.

É importante observar que os nossos aplicativos são soluções caseiras, desenvolvidas na maior parte com recursos da área. Os nossos aplicativos são basicamente desenvolvidos em Access ou Notes, sendo que hoje utilizamos os seguintes como apoio ao processo de gestão dos nossos processos produtivos:

*APLICATIVO*	*FERRAMENTA*	*OBJETIVO*
Aplicação da Avaliação de Desempenho	þ Access ¨ Notes	Apoiar o processo de gestão dos recursos humanos da área administrativa de acordo com o modelo de avaliação vigente na empresa.
Processos Produtivos	þ Access ¨ Notes	Relacionar os processos produtivos da área administrativa, suas respectivas atividades e tarefas. Inicialmente adotado, será substituído pelo novo padrão da empresa.
Controle de Aparelhos Telefônicos	þ Access ¨ Notes	Cadastrar os aparelhos de telefone, sua localização na empresa e outros dados.

*APLICATIVO*	*FERRAMENTA*	*OBJETIVO*
Controle de Manutenção Refrigeração	þ Access ¨ Notes	Cadastrar os aparelhos de refrigeração, sua localização, histórico de manutenções e outros dados.
Lançamento Telefonemas Interurbanos	þ Access ¨ Notes	Apoiar a cobrança de telefonemas particulares através dos lançamentos dos custos da conta telefônica.
Controle de Extintores de Incêndio	þ Access ¨ Notes	Cadastrar os extintores de incêndio da empresa, sua localização e manutenções.
Controle de Viagem	þ Access ¨ Notes	Lançar as despesas com viagens, incluindo transporte terrestre/aéreo, hospedagem e alimentação. Possui um cadastro de hotéis, emite "vouchers" e comprovantes de reserva.
Controle de Reprografia	þ Access ¨ Notes	Lançar as quantidades de fotocópias realizadas, facilitando o processo de fechamento e cobrança.
Controle de Despesas com Táxi	þ Access ¨ Notes	Registrar os gastos com a utilização de táxi facilitando o processo de fechamento e cobrança. Acompanhar o contrato.
Controle de Despesas com Veículos	þ Access ¨ Notes	Lançar gastos com combustível, quilometragem, manutenção e serviços, auxiliando o processo de fechamento e cobrança.
Controle de Compras	þ Access ¨ Notes	Registrar todas as compras, com informações de apoio ao processo de decisão e acompanhamento.
Controle de Despesas com Veículos p/Viagem	þ Access ¨ Notes	Lançar as despesas com as viagens terceirizadas.
Controle de Correspon-dências	þ Access ¨ Notes	Registrar informações sobre as correspondências internas e externas emitidas.
Acompanha-mento de Licitações	þ Access ¨ Notes	Cadastrar dados sobre as licitações tratadas pela empresa, facilitando o processo de acompanhamento dos prazos e indicadores.
Controle de Acesso	¨ Access þ Notes	Registrar o acesso de pessoas à empresa. Possibilitar o agendamento de visitas.
Cadastro de Veículos	¨ Access þ Notes	Apoiar o controle de fornecimento do selo de autorização de acesso de veículos.
Manual de Normas	¨ Access þ Notes	Divulgar as normas da empresa, eliminando o problema de atualização de vários manuais, pois todos têm acesso à versão vigente ou em estudo.
Reserva de Recursos	¨ Access þ Notes	Permitir a reserva de recursos de uso comum. Como exemplo, a reserva prévia de uma sala de reunião ou de um equipamento.
Lista Telefônica Interna	¨ Access þ Notes	Cadastrar dados de todos os empregados, terceirizados, estagiários e outros. As informações da base servem para emissão da lista telefônica e para definição do fluxo de formulários eletrônicos.
Atribuições das Áreas	¨ Access þ Notes	Descrever a atribuição de cada área da empresa e a composição do pessoal.

*APLICATIVO*	*FERRAMENTA*	*OBJETIVO*
Registro de Ocorrências	¨ Access þ Notes	Registrar todas as ocorrências observadas pelos seguranças nos seus respectivos turnos.
Solicitação de Viagem	¨ Access þ Notes	Facilitar e agilizar o processo de solicitação de passagens e reserva de hotéis. Em desenvolvimento.
Dados para Emergências	¨ Access þ Notes	Registrar os dados pessoais dos empregados para uso em caso de emergência. Os dados são acessados apenas pelo próprio empregado, pelas secretárias e pela segurança, sendo que o cadastro na base fica a critério de cada empregado.
ABEP	¨ Access þ Notes	Disponibilizar as memórias das reuniões da ABEP (Associação Brasileira de Empresas Estaduais de Processamento de Dados) entre as diversas diretorias.
Manual do Usuário – PABX	¨ Access þ Notes	Descrever passo a passo as diversas facilidades que o nosso sistema telefônico disponibiliza e como utilizá-las.
Solicitação de Serviços da GAD	¨ Access þ Notes	Demandar necessidade de serviços prestados pela Gerência Administrativa.
Solicitação de Materiais de Estoque	¨ Access þ Notes	Requisitar materiais disponíveis no estoque da empresa.
Requisição de Compra	¨ Access þ Notes	Requisitar materiais que não fazem parte do estoque da empresa.
Alteração de Lotação	¨ Access þ Notes	Comunicar mudanças de situação de um empregado.
Gartner Group Research	¨ Access þ Notes	Disponibilizar a íntegra dos documentos produzidos pelo Gartner Group, especialmente as análises das recentes tendências do mercado e estratégias de tecnologia da informação. Serviços contratados: ADM - Applications Development & Management Strategies, C/S - Client/Server, LAN - Local Area Network, NSM - Networked Systems Management, SSA - Systems Software Architectures, MDC - Managing Distributed Computing.
Aquisições da Biblioteca	¨ Access þ Notes	Difundir as últimas aquisições da Biblioteca da Celepar e da FUNCEL.
Biblioteca na Internet	þ Internet	Recuperar referências bibliográficas do acervo, oferecer serviços de download dos programas utilizados para automação de bibliotecas (SEIBib, ECB), disponibilizar endereços de periódicos de informática e links com revistas de informática nacionais e internacionais. Disponibilizado a partir de 23-07-97, o novo site "Bibliotecas do Paraná" é supervisionado e atualizado pela nossa biblioteca.