Arquivo Eletrônico de Documentos
Autor: Jefferson Henrique Marçal - GPT
Grande parte das empresas no Brasil convive com a burocracia dentro de suas estruturas. A circulação de grandes volumes de papel e o arquivamento destes em arquivos físicos, sintetizam a ineficiência burocrática.
Algumas empresas já possuem tarefas e setores informatizados, mas ainda convivem com esta situação. O mercado de informática vem oferecendo soluções para substituição da estrutura de microfilmagem e arquivamento físico de documentos dentro das instituições. Essas soluções baseiam-se no armazenamento eletrônico de documentos em discos ópticos.
Várias empresas oferecem este tipo de tecnologia no país, dentre elas a UNISYS do Brasil (Infolmage Folder), KODAK (Imagem Link), ABC Bull (Image Works), IBM (Image Plus/2), COMPULETRA (SAED) e a CONSIST (Open/Image). Constatamos, em pesquisa realizada sobre o assunto, que a maioria das soluções possuem características proprietárias de instalação, tendo algumas soluções mais abertas. A escolha do sistema de arquivamento eIetrônico de documentos não se limita à escolha do equipamento, depende exclusivamente da revisão de processos e tarefas, estruturando o modo da empresa operar.
A utilização de processos de microfilmagern na maioria das empresas demonstra que esta tecnologia veio para simplificar, pois a informatização de processos, é uma realidade. Com base nesta afirmação, algumas empresas investiram em equipamentos e substituíram a microfilmagem por sistema de recuperação de documentos, tornando mais eficiente e produtivo o atendimento de seus clientes. Um exemplo prático desta mudança é a KSB Bombas Hidraúlicas, fabricante de bombas hidráulicas há mais de 40 anos.
Com inúmeros tipos de bombas em sua linha de produtos, todas com garantia de peças por 50 anos, a KSB fez um levantamento em setembro de 1993 onde se detectou que tinha 15 mil ordens de produção de bombas instaladas em clientes.
Para cada uma destas ordens havia em média 11 tipos de documentos. A dificuldade maior era quando o cliente ligava solicitando assistência técnica, pois havia a necessidade de pesquisar um índice para localizar a ordem de produção. Para retirar a documentação do arquivo e dar andamento à manutenção era preciso preencher um protocolo, demorando este processo, em alguns casos, até três dias. Após buscar no mercado uma solução adequada para esses procedimentos a empresa optou pelo sistema SAED da Compuletra.
O resultado da mudança foi imediato, pois houve uma redução drástica no tempo de resposta aos chamados, aumentando o índice de satisfação do cliente, eliminando também a duplicidade de informação e espaço físico ocupado por arquivos de aço com a documentação. A USIMINAS é outra empresa que está implantando esta tecnologia para armazenamento de documentação técnica,utilizando estações CAD/CAM,TD1 e TD2 no ambiente UNIX.
A plataforma necessária para implantação de um sistema de arquivamento eletrônico de documentos seria um micro padrão IBM-PC, um scanner (tamanho e velocidade de captação dependendo da necessidade), uma impressora laser e um drive óptico (unidade de gravação e leitura de discos ópticos).
Maiores informações sobre o assunto quanto a fabricantes, características de produtos e equipamentos, entrar em contato com Jefferson na GPT, ramal 338.
Grande parte das empresas no Brasil convive com a burocracia dentro de suas estruturas. A circulação de grandes volumes de papel e o arquivamento destes em arquivos físicos, sintetizam a ineficiência burocrática.
Algumas empresas já possuem tarefas e setores informatizados, mas ainda convivem com esta situação. O mercado de informática vem oferecendo soluções para substituição da estrutura de microfilmagem e arquivamento físico de documentos dentro das instituições. Essas soluções baseiam-se no armazenamento eletrônico de documentos em discos ópticos.
Várias empresas oferecem este tipo de tecnologia no país, dentre elas a UNISYS do Brasil (Infolmage Folder), KODAK (Imagem Link), ABC Bull (Image Works), IBM (Image Plus/2), COMPULETRA (SAED) e a CONSIST (Open/Image). Constatamos, em pesquisa realizada sobre o assunto, que a maioria das soluções possuem características proprietárias de instalação, tendo algumas soluções mais abertas. A escolha do sistema de arquivamento eIetrônico de documentos não se limita à escolha do equipamento, depende exclusivamente da revisão de processos e tarefas, estruturando o modo da empresa operar.
A utilização de processos de microfilmagern na maioria das empresas demonstra que esta tecnologia veio para simplificar, pois a informatização de processos, é uma realidade. Com base nesta afirmação, algumas empresas investiram em equipamentos e substituíram a microfilmagem por sistema de recuperação de documentos, tornando mais eficiente e produtivo o atendimento de seus clientes. Um exemplo prático desta mudança é a KSB Bombas Hidraúlicas, fabricante de bombas hidráulicas há mais de 40 anos.
Com inúmeros tipos de bombas em sua linha de produtos, todas com garantia de peças por 50 anos, a KSB fez um levantamento em setembro de 1993 onde se detectou que tinha 15 mil ordens de produção de bombas instaladas em clientes.
Para cada uma destas ordens havia em média 11 tipos de documentos. A dificuldade maior era quando o cliente ligava solicitando assistência técnica, pois havia a necessidade de pesquisar um índice para localizar a ordem de produção. Para retirar a documentação do arquivo e dar andamento à manutenção era preciso preencher um protocolo, demorando este processo, em alguns casos, até três dias. Após buscar no mercado uma solução adequada para esses procedimentos a empresa optou pelo sistema SAED da Compuletra.
O resultado da mudança foi imediato, pois houve uma redução drástica no tempo de resposta aos chamados, aumentando o índice de satisfação do cliente, eliminando também a duplicidade de informação e espaço físico ocupado por arquivos de aço com a documentação. A USIMINAS é outra empresa que está implantando esta tecnologia para armazenamento de documentação técnica,utilizando estações CAD/CAM,TD1 e TD2 no ambiente UNIX.
A plataforma necessária para implantação de um sistema de arquivamento eletrônico de documentos seria um micro padrão IBM-PC, um scanner (tamanho e velocidade de captação dependendo da necessidade), uma impressora laser e um drive óptico (unidade de gravação e leitura de discos ópticos).
Maiores informações sobre o assunto quanto a fabricantes, características de produtos e equipamentos, entrar em contato com Jefferson na GPT, ramal 338.