SISTEMA MODERNO UNIFICA E AGILIZA VIAGENS DE INTERESSE DO GOVERNO

O atual momento exige austeridade, ajuste de contas, paralelamente ao processo de modernização e agilidade dos serviços. Portanto, economia, agilidade e eficácia são os três requisitos fundamentais considerados pela equipe da Secretaria da Administração e da Previdência - SEAP para a implantação do serviço Central de Viagens.

Este serviço inovador permite ao Estado conhecer a sua real demanda para as despesas com viagens de servidores a trabalho, aumentando com isto o poder de negociação para o Estado, principalmente quando das aquisições de passagens aéreas e passagens rodoviárias.

REDUÇÃO DAS DESPESAS

Com a implantação deste serviço, a estimativa é de reduzir em 20% as principais despesas relacionadas a viagens. A emissão média mensal é de 6.750 passagens rodoviárias e 800 aéreas. Apesar deste montante, o Estado não usufruía dos descontos promocionais das Companhias Aéreas quando da aquisição de passagens. Com a centralização e um melhor gerenciamento deste serviço, já está sendo possível negociar a redução destes gastos, pois as empresas já sinalizam bons descontos.

Ao se centralizar, em uma única Agência de Viagens, o atendimento de 58 (cinqüenta e oito) órgãos estaduais nas questões do agenciamento da compra das passagens aéreas, é possível estabelecer acordos com as companhias aéreas na busca da redução das tarifas hoje praticadas no mercado, em cima da real demanda do Estado.

Mas, esta solução somente é viável porque a base das informações relativas às viagens está em ambiente informatizado e corporativo, o que permite, em segundos, compartilhar informações entre os diversos usuários.

Sistematizar o processo de solicitação e autorização de viagens, programando o período, roteiro, meio de transporte a ser utilizado, despesas com alimentação e hospedagem, entre outras, é o que se propõe o serviço Central de Viagens, além de oferecer o registro das informações que compõem a prestação de contas dos viajantes ao órgão pagador das despesas.

O processo eletrônico do serviço Central de Viagens é composto por dois aplicativos desenvolvidos pela Companhia de Informática do Paraná - CELEPAR, em ambiente Lotus Notes - Central de Viagens e Saldos Orçamentários - que vem atender todo o fluxo de solicitação, liberação, concessão e prestação de contas referente às despesas com viagens de interesse do Estado.

O serviço Central de Viagens está disponível para:

• Servidores estaduais ou servidores de outros órgãos a serviço do Estado;
  

• Pessoas da comunidade em viagem de interesse do Estado, tais como pacientes, presidiários, menores sob guarda do Estado, procurados da Justiça, consultores e convidados, entre outros.

Este processo abrange as viagens nacionais e internacionais, e ainda os trabalhos de campo dos servidores que necessitam permanecer em acampamentos para o desempenho de suas atividades.

Os usuários do serviço Central de Viagens poderão encontrar no aplicativo:

• Formulário eletrônico para a solicitação de viagem;
  

• Agenciamento para o fornecimento do meio de transporte e reserva de hotéis;
  

• Trâmite eletrônico para o processo de solicitação, liberação e concessão de recursos financeiros para arcar com as despesas de viagem;
  

• Formulário eletrônico para a prestação de contas.

Através do serviço Central de Viagens será possível identificar o meio de transporte a ser utilizado para a realização da viagem, efetuar as reservas e confirmações das passagens aéreas e rodoviárias, além de identificar as despesas a serem realizadas durante a viagem e disponibilizar o numerário para que o usuário possa realizar o pagamento das despesas em viagem.

Fluxo do negócio - Central de Viagens (Clique aqui para melhor visualização)