Autora: Márcia Yurimi Ono Sens - GSR


O termo sociedade, "agrupamento de pessoas que vivem em estado gregário", indica a necessidade do homem de não apenas viver em grupos mas desenvolver atividades em grupo. Esta característica do ser humano se reproduz, com o mesmo grau de importância e com todas as suas implicações, nas organizações produtivas.

O trabalho em grupo é sustentado pelo binômio informação/comunicação, sendo que o equacionamento em nível adequado da problemática do tratamento da informação e do processo de comunicação, torna-se cada vez mais decisivo para o funcionamento e o sucesso das organizações de uma maneira geral.

As organizações que procuram explorar as vantagens do trabalho em equipe, têm se mostrado mais ágeis, melhor posicionadas no cenário onde atuam e mais competitivas. A Administração Pública, como organização complexa que é, também precisa equacionar adequadamente estas questões. Desta maneira a existência de infraestrutura e ferramentas que apoiem o funcionamento do governo como uma grande equipe é, igualmente, fator decisivo para o cumprimento de seus papéis.

Neste sentido, a CELEPAR está disponibilizando os serviços de Correio Eletrônico e Automação de Escritório através da Rede Integrada de Comunicação de Dados e Serviços do Estado do Paraná (REDEPAR)


Funcionalidades

Correio Eletrônico

Possibilita a troca de mensagens interpessoais incorporando funções de criação, manutenção e controle das correspondências, sistema de diretório, construção de listas de distribuição, caixas postais, e sistema de arquivamento/recuperação das correspondências enviadas/recebidas.

Conexão com outras redes de serviços incluindo a interligação com a Rede Fax, para permitir o envio de mensagens do correio para terminais Fax e o envio e recebimento de mensagens para a Rede Internet e também com o STM-400 da Embratel.

Função de notificação de entrega ao remetente de uma mensagem, quando da entrega desta na caixa postal de destino, bem como identificação de leitura, além de notificação de falha.

Serviços de transferência de arquivos anexados a mensagens.

Automação de Escritório

Disponibilização dos serviços de Quadro de Avisos, Guarda de Documentos em Pastas/Arquivos, Agenda individual (contendo anotações e tarefas a realizar), Agenda de Compromissos Coletivos (agendar reuniões), Debates de Assuntos e Formulários Eletrônicos. Todas estas funções de automação propiciam a agilização e a racionalização das tarefas do dia a dia , sendo atualmente uma necessidade básica na prestação de serviços de qualidade.

Agenda Individual

Função de agenda para marcação de compromissos individuais tais como: Controle de tarefas a realizar e realizadas, cadastramento de notas (lembretes) e envio de recados, todas integradas com a função de calendário.

Agenda de Compromissos

Função de agenda de compromissos coletivos (reuniões) com pesquisa de horário disponível dos participantes. Quando da marcação de um compromisso coletivo será facultado ao usuário aceitar ou declinar do compromisso marcado.

Quadro de Avisos

Os usuários de um ou mais quadros de avisos deverão ter a facilidade de acesso a estes quadros no ambiente em que estes estiverem armazenados, de forma transparente. Esta função permite disponibilizar informações, permitindo o agrupamento por assuntos de interesse, para acesso pelos usuários do Correio Eletrônico.

Debates

Esta função deve propiciar a abertura de assuntos para debates entre grupos de assinantes do correio, sem necessidade de ser em uso simultâneo, possibilitando a qualquer membro destes grupos, ler o assunto e emitir opiniões/solicitar esclarecimentos aos demais participantes até que se esgote o assunto ou o prazo determinado para o debate.

Formulários Eletrônicos

Esta função deve possibilitar a criação de formulários eletrônicos para troca entre os assinantes do correio. A partir da existência de um formulário eletrônico no sistema, o usuário deverá ter acesso ao mesmo, para o seu preenchimento, independente do ambiente onde esteja armazenado o formulário. Da mesma forma, deverá ser transparente para o usuário o envio e o recebimento deste formulário entre os usuários do correio, mesmo estando estes usuários em ambientes distintos.

Características

A concepção do projeto prevê a aquisição de Solução de Correio Eletrônico e Automação de Escritório, para implantar, na maioria dos ambientes informatizados do Estado (90 ambientes de rede Local), num total de 3.600 caixas postais. Este projeto tem como característica principal a descentralização (processamento das funções dentro do ambiente informatizado do cliente), interligando-se, no entanto, toda a Administração do Governo via a Rede Integrada de Comunicação de Dados e Serviços do Estado (REDEPAR).

Composição do ambiente operacional

01 ambiente Unix/Risc 6000 Celepar aonde ficarão residentes os gateways(saídas) de uso geral para a conexão com a Rede Fax, Rede Internet e STM-400 da Embratel.

90 ambientes de rede local (Netware ou Windows NT) com servidores de Correio Eletrônico próprios, processando todas as suas funções dentro do ambiente do usuário.

Integração de todos os 91 ambientes, para troca de informações externas ao órgão (mensagens, arquivos, formulários eletrônicos, agenda de compromissos coletivos, etc ... ), interligando toda a Administração do Governo via a REDEPAR .

Permite o acesso por micros isolados com ambiente Windows às caixas postais residentes na Risc/6000 através da Rede Integrada de Comunicação de Dados e Serviços do Estado pelo serviço de rede comutada por pacotes, conforme recomendação CCITT-X25.

Para os ambientes de Rede Local a Solução de Correio Eletrônico com funções de Automação de Escritório possui interface gráfica para processamento em estações dos ambientes de Rede Local (Lan), constituídas por microcomputadores com processador do tipo Intel 386/486 ou superior, com Windows.

A Solução possui, também, versão com interface gráfica para processamento independente em microcomputadores isolados, com ambiente Windows, para as funções do Correio Eletrônico e Automação de Escritório, equivalentes e integradas com as funções de Correio Eletrônico e Automação de Escritório proposta para os ambientes de Lan. Processa suas funções de forma individualizada (stand-alone) e permite o estabelecimento da conexão, tanto local como remota com a respectiva Lan, para troca de informações com outros assinantes. Possibilita ainda, quando da sua conexão , receber as informações depositadas na sua caixa postal do ambiente onde foi cadastrado, e enviar as informações armazenadas no microcomputador, elaboradas durante o período em que esteve desconectado, para os seus respectivos destinatários.

Vantagens

Racionalização do tempo das pessoas na troca de informações, evitando por exemplo inúmeras ligações telefônicas para localização e transmissão de uma mensagem.

Maior rapidez e segurança na troca de informações entre os órgãos do Estado, em função da substituição do processo moroso de envio de papéis;

O Correio Eletrônico é parte integrante dos projetos de interiorização (conforme citado anteriormente) e este será o elo de comunicação entre estes ambientes informatizados e a administração central;

Facilitar a comunicação dos municípios com a administração estadual, idem aos agentes da comunidade com o Estado;

O que é Lotus Notes

A solução de correio eletrônico e automação de escritório adquirida pela Celepar foi o Lotus Notes.
Notes é uma plataforma cliente/servidor para desenvolvimento de uma nova classe de aplicações estratégicas, que são bancos de dados projetados para um fim específico e que podem ser usados para diversos propósitos, tais como:

• trocar idéias e opiniões,
• organizar bibliotecas de material de referência,
• manter um registro das atividades de um grupo,
• catalogar históricos de clientes

Notes incorpora:

• armazenamento de objetos orientado a documentos distribuído e replicável,
• um sistema de correio eletrônico,
• um sistema de segurança robusto,
• um grupo de API's padrão da indústria, que usados com ferramentas de desenvolvimento e aplicações da Lotus e/ou de terceiros acessam serviços e dados do Notes.

Lotus Notes serve para capacitar pessoas a colaborar umas com as outras e compartilhar conhecimento apesar de fatores corno distância ou tempo. A informação é compartilhada no momento em que ela é criada.

Os documentos Notes podem conter diversos tipos de objetos como gráfico, processador de texto, som, imagem escaneada, editor Notes e planilha. O armazenamento de objetos é distribuído e a replicação entre os diversos servidores pode ser total, parcial ou remota.