Autor: Nereu Delgado - GPS

FASE

PROCESSO

Para que possa ser entendido, trabalhado e controlado, costuma-se dividir um projeto em partes menores. Cada parte pode, ainda, ser subdividida para que melhor possa ser entendida. E assim, sucessivamente, enquanto houver necessidade. Acontece que, quando há muitas subdivisões, o projeto torna-se complexo e seu entendimento passa a ser mais difícil. Procurando evitar subdivisões indiscriminadas, criaram-se algumas convenções sem, porém, tirar a necessária flexibilidade do gerente de projetos. Essas convenções são conhecidas como Fase e Processo.

Fase

Fase é um conjunto de processos que culmina com a conclusão de um ou mais produtos.

As fases são dispostas em uma seqüência lógica para assegurar a adequada definição do produto final do projeto. As fases são determinadas pelo gerente do projeto, segundo o conhecimento que ele tem do problema. Um projeto pode ter muitas fases. Porém, é mais adequado que tenha entre 5 e 9 fases.

Processo

Processo é uma série de ações (tarefas/atividades) que geram um resultado.

O PMI classifica os processos em cinco grupos:

• Processos de Iniciação - reconhecer que um produto ou fase deve começar e se comprometer para sua execução;

• Processos de Planejamento - planejar e manter um esquema de trabalho viável para se atingir aqueles objetivos do negócio que determinaram a existência do projeto;

• Processos de Execução - coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano;

• Processos de Controle - assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração e da avaliação do seu progresso, tomando ações corretivas quando necessárias;

• Processos de Encerramento - formalizar a aceitação do projeto ou fase e fazer seu encerramento de uma forma organizada.

Os processos também são determinados de acordo com a necessidade. Um processo está vinculado unicamente a um grupo de processos de uma determinada fase. Cada um pode ainda estar subdividido em "n" outros processos. Um processo pode até se caracterizar como um projeto ou subprojeto para outra equipe ou terceiros.

Para facilitar o entendimento, observe o quadro abaixo:

Grupos de Processos	Fase 1	Fase 2	Fase n
Iniciação	Processo 1a	Processo 2a	Processo na
	Processo 1b		Processo nb
			Processo nc
Planejamento	Processo 1c	Processo 2b	Processo nd
		Processo 2c	Processo ne
		Processo 2d
Execução	Processo 1d	Processo 2e	Processo nf
	Processo 1e	Processo 2f
	Processo 1f
Controle	Processo 1g	Processo 2g	Processo ng
		Processo 2h	Processo nh
			Processo ni
Encerramento	Processo 1h	Processo 2i	Processo nj
	Processo 1i	Processo 2j
		Processo 2l

Uma fase, um grupo de processos ou um processo não precisa necessariamente iniciar somente com o término da anterior, a não ser quando seja necessário ou impossível iniciar-se uma ação sem que tenha em mãos o produto gerado pela anterior. Existem dois desenhos clássicos do PMI que ilustram isso:

É o gerente do projeto que deve estabelecer quando as coisas devem ser iniciadas e concluídas. Se ele não tiver a liberdade para estabelecer isso, então, efetivamente, ele não é o gerente do projeto. Aquele que melhor consegue sobrepor as ações de um projeto, obtém consideráveis reduções de custos e de tempo.

Disponível na Internet no endereço www.nereu.com.br.