Gerência de Projetos - VI

Autor: Nereu Delgado - GPS  

4ª. ETAPA: ESTIMATIVA E ORÇAMENTO DE CUSTOS

5ª. ETAPA: IDENTIFICAÇÃO, QUANTIFICAÇÃO E RESPOSTAS AOS RISCOS


Continuando focado nos princípios básicos inicialmente propostos para esta série de artigos sobre "Gerência de projetos" - artigos de tamanho reduzido e concisos que objetivam apenas despertar o interesse das pessoas acerca do assunto -, neste 6º. artigo veremos mais duas importantes etapas da fase de elaboração de um Plano do projeto: custos e riscos.

4ª etapa: Estimativa e orçamento de custos (Item 7.2 e 7.3 do PMBOK)

A estimativa de custos deve ser feita com muito cuidado e com o maior nível de detalhes possível. São esses números que irão determinar se o projeto será viável ou não do ponto de vista econômico e financeiro. Para a iniciativa privada a viabilidade econômica é muito forte e critério básico na seleção de projetos. Se não for viável economicamente e financeiramente ou se houver outro projeto mais viável, certamente será descartado. Para atividades sociais e sem fins lucrativas o que mais importa é a viabilidade financeira. Se não houver o dinheiro para realizá-lo, nem será iniciado. Para uma empresa pública existe a necessidade que o custo do projeto esteja previsto no orçamento anual. Se não estiver, mesmo que haja sobra de recursos, o projeto não poderá ser realizado.

Na etapa anterior, no item "Planejamento dos recursos", já foram feitas as identificações dos recursos necessários para realização do projeto. Cabe agora, para cada item relacionado estimar seu custo. O ideal é buscar o preço de cada item no mercado. Porém nem sempre isso é possível ou viável. Quando isso não pode ser feito lança-se mão de índices e estatísticas confiáveis, projetos semelhantes e analogias.

Embora a estimativa possa ser feita com grande precisão, ela raramente se realiza em sua plenitude. Certamente tem uma variação para cima ou para baixo. É importante que essa variação também seja estimada, de acordo com a expectativa da equipe do projeto. É claro que é melhor quando essa variação é pequena. Mas antes disso o mais importante é o grau de confiabilidade na previsão, que deve ser bastante significativo.

Além da estimativa e orçamento dos custos deve-se desenvolver o Plano de gerenciamento dos Custos.

5ª etapa: Identificação, quantificação e respostas aos riscos

Tradicionalmente os riscos são tratados como algo que pode trazer perdas e danos ao projeto. Porém, para o PMBOK, os riscos também podem ser oportunidades de ganhos.

  • Identificação dos riscos (Item 11.1 do PMBOK)

Devem ser identificados como riscos tudo que possa acontecer interna ou externamente ao projeto e que possa trazer-lhe alguma conseqüência. Nesta fase apenas nos limitamos a enumerá-los, relacionar as causas e os efeitos para o projeto.

  • Quantificação dos riscos (Item 11.2 do PMBOK)

Nesta fase estimamos a probabilidade de cada risco ocorrer e o quantificamos quanto ao impacto no projeto. Uma ponderação entre probabilidades e impactos resulta na classificação dos riscos de acordo com o grau de ameaça.

  • Desenvolvimento de respostas aos riscos (Item 11.3 do PMBOK)

Nem todos os riscos exigem grandes preocupações da equipe. Alguns podem ser ignorados enquanto outros podem exigir muita atenção, monitoramento e tratamento especial. Para cada risco devemos escolher uma estratégia ou ação mais adequada, conforme as seguintes opções:

  • Evitar: Consiste em concentrar esforços para impedir que o risco se concretize. Esta estratégia somente se aplica aos riscos para os quais efetivamente exista alguma forma de evitar que aconteçam;

  • Mitigar: Consiste em tomar precauções e atitudes para reduzir o risco ao mínimo possível. Aplica-se somente aos riscos para os quais não existe uma forma viável para evitá-los;

  • Aceitar: Consiste em nada fazer para evitar o risco, por impossibilidade, por falta de interesse, pelo seu baixo impacto ou por estar fora de alcance.

Evento de risco

Conseqüência

Probabilidade de ocorrência Impacto
4 = grande


3 =Moderado


2 = Pequeno
Pontuação
Probabilidade


x impacto
Priorização do Risco Estratégia

Indisponibilidade momentânea de pessoal

Atraso na conclusão do projeto

0,25 3 0,75 Baixo risco Mitigar

Indisponibilidade de recursos financeiros

Paralisação do projeto

0,50 4 2,00 Alto risco Evitar

Variação cambial elevada

Aumento dos custos do projeto

0,50 3 1,50 Médio risco Mitigar

Mudança na legislação

Revisão do escopo do projeto

0,25 2 0,50 Baixo risco Aceitar

Especificações técnicas errôneas

Possibilidade de inviabilizar o projeto

0,75 4 3,00 Alto risco Mitigar

No quadro acima temos um exemplo bem sucinto de análise de riscos. Além da identificação, quantificação e qualificação dos riscos, devemos detalhar as respostas previstas e reunir todas essas informações em um documento denominado "Plano de Gerenciamento dos Riscos".

Disponível na Internet no endereço www.nereu.com.br