Autor: Hugo Eduardo Simião


PALESTRA
Apresentador: Joey F. George
Entidade: Universidade do Arizona (EUA)

A palestra enfocou o uso de tecnologia de informação (hardware e software) no apoio a reuniões de trabalho, com o objetivo de proporcionar maior produtividade para esses eventos, a cada dia mais frequentes, especialmente nas grandes organizações.

Foram enfocados, comparativamente, 3 modelos de funcionamento, tipificados conforme abaixo:

TIPO 1: (EX: UNIVERSIDADE DE ALBANY)

Reunião em que uma pessoa só dirige. O grupo discute verbalmente e a memória da discussão é registrada (usam “quadro-negro eletrônico) segundo o resumo (e o entendimento) do Facilitador. As maiores desvantagens desse enfoque são a perda de parte do conteúdo e principalmente do processo de discussão. A ênfase é no Facilitador e o resultado da reunião depende em grande parte de sua habilidade e experiência.

TIPO 2: (EX: UNIVERSIDADE DE MINNESOTA)

Reunião em que cada pessoa tem acesso a um terminal que funciona como “quadro-negro eletrônico”. São alternadas discussões verbais com discussões eletrônicas. As pessoas podem cancelar idéias já expostas (mesmo de outras pessoas) e não fica registro do que foi cancelado. Nesse tipo de reunião o conteúdo é melhor preservado, mas ainda existem algumas perdas no processo é mais rico, não dependendo exageradamente do Facilitador.

TIPO 3: (EX: UNIVERSIDADE DO ARIZONA)

Reunião essencialmente interativa. Existe um Facilitador, mas o registro de idéias, opiniões e sugestões é integral e não pode ser cancelado. As perdas do processo verbal praticamente desaparecem. Não se interage verbalmente na mesma intensidade dos outros modelos, mas as pessoas registram mais idéias, porque interagem livremente via computador. Nesse tipo de reunião existe pouca dependência do Facilitador, e é estimulada participação de todos os membros do grupo.

Obviamente o apresentador defende como superior o terceiro modelo, que vem sendo adotado na Universidade do Arizona desde 1985 e pela IBM (EUA) a partir de 1987.

Para viabilizar esse modo de funcionamento é necessário um ambiente adequado, em que cada pessoa disponha dos recursos tecnológicos necessários para a reunião.

A IBM tem hoje, nos EUA, cerca de 40 salas (para até 16 pessoas) especialmente preparadas para esse tipo de reunião e já estão surgindo pequena unidades regionais, interligadas via satélite, usando a mesma tecnologia, possibilitando reuniões “virtuais”.

Nos meios universitários, no Brasil, só se tem notícia de alguns esforço nesse sentido na USP.

Adiante, estão relacionados alguns conceitos e recomendações do apresentador para quem se dispuser a ter reuniões assistidas por computador.

- A tecnologia tem que ser transparente para o usuário. A ênfase deve ser nas pessoas e nas necessidades do grupo.

- Não deve haver preocupação com a capacidade do usuário para assimilar os novos métodos. A experiência mostra que ele aprende muito mais rapidamente do que supomos.

- O escopo da discussão deve ser de “poucas coisas em pouco tempo”.

- Centrar o foco na tarefa. Pré-planejar a reunião, guardar a memória organizacional da discussão, preservando as pessoas (questão de ética) e não esquecer de divulgar os resultados.

- A forma de discussão (apoiada por software) deve considerar as seguintes etapas:

. gerar idéias iniciais (individual e interativamente)
. organizar idéias em categorias gerais (individual)
. consolidar e classificar (coletivamente)
. avaliar categorias consolidadas (individual)
. tomar decisões (coletivamente)
. os processos para auxiliar na discussão pode ser, por exemplo:
. geração de questões, brain-storming, comentários sobre tópicos,...(gerar idéias)
. análise de tópicos, formação de políticas,... (organizar idéias)
. registro e exploração do conhecimento adquirido,...(consolidar)
. votação, escolha, ordenação,...(classificar)
. avaliação de alternativas,... (tomar decisão).