Tecnologia Cold

Autor: Jefferson Henrique Marçal - GPT   

A informática está cada vez mais presente nas empresas, mas verificamos que ainda usamos o papel como suporte da informação. Empresas imprimem, diariamente, toneladas de papel, que são analisados e arquivados, as vezes sem nenhuma preocupação quanto à durabilidade destes documentos.

A tecnologia do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) veio para tentar organizar e preservar a imagem destes documentos e disponibilizá-los de forma fácil e rápida. Vem se consolidando, à medida que as pessoas começam a se preocupar mais com a organização e acesso às informações de seus acervos em papel e documentos eletrônicos.

Em paralelo, uma tecnologia que vem acompanhando este crescimento de aplicações GED são sistemas baseados em saída de dados de computador para discos ópticos (LASER), também chamada COLD (Computer Output to Laser Disk).

Segundo informações, o mercado para COLD em 1999 está projetado para US$ 2,4 bilhões. Hoje existem em torno de 30 mil sistemas instalados em todo mundo, sendo que 80% só nos Estados Unidos (Mrs. Mason Grigsby).

Esta tecnologia surgiu da evolução dos sistemas COM (Computer Output Microfilm) onde a saída de dados era armazenada em microfilme (microfichas). A função básica dos sistemas COLD é armazenar dados oriundos de sistemas informatizados de grande porte (mainframe) na forma de relatórios e formulários, em discos ópticos/CD-ROM onde poderiam ser analisados via software. Na realidade o que temos não são imagens dos relatórios gerados, mas os dados sobrepostos de forma a se unir a um layout (formulários) e proporcionar a visão do relatório. Podemos armazenar, em um disco por exemplo, faturas de telefone, notas fiscais, relatórios gerenciais, contra-cheques, e depois imprimir só o que fornecessário ou de acordo com critérios de uma pesquisa. O resultado da impressão dos relatórios em impressora de grande impacto seria direcionado para um servidor COLD que se ocuparia de armazenar informações e indexá-las segundo critérios definidos para cada relatório.

Na verdade, serão gravados somente os dados posicionais no relatório e o usuário, no momento da visualização, acionará o formulário relacionado ao relatório ou fatura que fará a sobreposição dos dois.

Basicamente temos o dado e sua máscara de layout (composta por logotipos, cabeçalhos, linhas delimitadoras, código de barras,..) executados de forma simultânea, podendo o usuário selecionar individualmente cada um.

Podemos selecionar em um relatório uma coluna e avançando comparamos a mesma com informações de outras colunas. Agrupar dados de uma linha com linhas adiante para formar e gerar um novo relatório. Exportar dados do relatório para planilhas e editores de texto, e indexar relatórios por conteúdo de um valor posicional onde a informação sempre aparecerá no relatório ( ex: coluna 72 – Data do Relatório).

A solução permite que o usuário coloque lembretes, assinale partes do relatório (high-light), censure informações (tarjas para acesso de pessoa com nível de autorização alto). As anotações ficam sobre o documento e podem ser retiradas a qualquer momento para uma visualização mais limpa do relatório (exceto aquela com níveis de autorização).

Em suma, é possível usando esta tecnologia:

  • Eliminar a emissão de relatórios gigantescos, sem necessidade. O usuário passaria a selecionar a informação desejada e imprimir só o que for necessário ou ainda visualizar seu resultado na tela (redução na emissão de relatórios).

  • Liberar espaços reservados para arquivamento de documentos e relatórios. Haveria apenas um controle e manutenção das informações armazenadas nos discos ópticos, mantendo a informação mais recente em um servidor para acesso imediato pelo usuário.

  • Proporcionar ao usuário a manipulação dos dados de forma que o mesmo possa exportar, concatenar e imprimir informações relacionadas a alguns critérios estipulados durante uma pesquisa.

  • Identificar com segurança quem pode ou não acessar informações de um determinado relatório. Garante, por exemplo, que relatórios financeiros sejam acessados somente por pessoas autorizadas pela Gerência da área financeira.

No Brasil, os bancos é que utilizam esta tecnologia já há alguns anos. Um exemplo é o Bradesco, que implantou em 13 departamentos (cobrança, crédito imobiliário e poupança, compensação,...) sistemas baseados nesta tecnologia. Chase Manhattan, BankBoston, Itaú, Fiat entre outros estão usando a distribuição de relatórios para suas agências em mídia óptica. Com o software especialista, o usuário conseguirá fazer a visualização, extração ou impressão da informação desejada.

Aqui no Paraná temos o exemplo da Telepar, que no ano passado ganhou prêmio Cenadem (COLD do Ano), com a implantação de uma estrutura para 50 usuários e 1 milhão de páginas mês, integrando também a solução COLD na área de contas telefônicas integrado ao sistema COM já existente.

Segundo informações do Jornal Cenadem, o inventor desta Tecnologia, Sr. Mason Grigsby, informou que o nome COLD foi mudado oficialmente pelo Comitê de Padrões COLD C.21 da AIIM (Association for Image Management International) para o significado de Gerenciamento de Relatório Corporativo (Enterprise Report Management).

Esta tecnologia busca a redução de custos na aquisição de papel, manutenção de grandes impressoras, além da agilização na pesquisa das informações geradas a partir de uma estrutura computacional. Com isto, é possível racionalizar tanto a impressão quanto a reutilização desta informação como entrada de outros sistemas informatizados.

Referência Bibliográfica

O QUE é COLD? Mundo da imagem, nº 30, p. 1-8, out./nov. 1998.