Librarium - Novo Sistema para Bibliotecas
Autores: Frediane Bartel - GPS Maria José Resmer - GAD

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Antes de discorrer sobre o sistema de controle de acervo bibliográfico Librarium, é pertinente comentar sobre o batismo dele. Foi escolhido o vocábulo latino "librarium" (que significa biblioteca, armário de livros) como nome do sistema após várias tentativas mal sucedidas de batizá-lo. O nome Librarium foi sugerido pelos analistas de sistemas envolvidos na construção deste software e pelos usuários (biblioteca da CELEPAR) numa das diversas reuniões da fase de desenvolvimento. Foi o nome que mais agradou (leia-se, não houve desacordos nem objeções). Este prefácio, é para lembrar também, de que o vocábulo é latino e por isso não há porque pronunciá-lo com fonemas da língua inglesa.

Houve dois grandes protagonistas responsáveis por este novo sistema: o usuário (biblioteca da CELEPAR) e a equipe de desenvolvimento. Para abordarmos diferentes aspectos e com a finalidade de atender aos anseios dos leitores, seguem os dois pontos de vista.

Ponto de vista do usuário

O início

Quando encomendamos o novo sistema para automação da Biblioteca da CELEPAR, a necessidade era de agregarmos em uma só aplicação os serviços de consulta ao acervo e controle de empréstimos. Nessa época estávamos utilizando uma aplicação em Microisis para catalogação e recuperação de informações, e um sistema em Clipper para controle de empréstimos. Isso dificultava em muito o atendimento às solicitações dos usuários, pois estes quase sempre nos procuram apenas com alguma informação, como assunto ou título.

A partir dessas informações era necessário uma busca no sistema de recuperação, outra na estante e, não raramente, iniciar o sistema de controle de empréstimos ou busca em fichários. Portanto, o tempo de atendimento aos clientes era muito grande. Pensamos até em utilizar patins ou telefone sem fio para tentar agilizar o processo!

Outra queixa freqüente de nossos usuários era com relação ao fato de que o aplicativo em Microisis só rodava sob o sistema operacional MS-DOS, quando a maioria dos sistemas já era na plataforma Windows. Por este motivo, a maioria das consultas eram efetuadas na Biblioteca, e não nas estações de trabalho de nossos usuários, o que seria mais apropriado.

Da discussão interna sobre como melhorar a qualidade dos nossos serviços, surgiu a vontade de utilizarmos um sistema que integrasse recuperação de informações e controle de empréstimos, inclusive de periódicos. A proposta técnica respondeu a estas necessidades, além de ser uma aplicação web. Começamos a trabalhar na definição dos requisitos do novo sistema.

Finalmente, em outubro de 1999, após a conversão da base já existente, pudemos iniciar os trabalhos de inclusão de documentos no sistema novo, além do registro de empréstimos.

Pequenas adaptações precisaram ser efetuadas, e logo o sistema estava em produção na Biblioteca.

A dificuldade

A maior dificuldade que encontramos foi com relação à nossa cultura de usuários de um sistema de banco de dados hierárquico. Neste caso, ao efetuar o registro de catalogação de documentos no sistema, apesar de alguns sinais característicos à linguagem utilizada pelo Microisis, a entrada de dados era feita para o conjunto de informações de cada publicação.

Já o sistema novo trabalha com tabelas de autor, assunto e publicação, o que requer uma pesquisa prévia, evitando assim duplicidade de cadastro dos mesmos. Só então é possível a vinculação destas três tabelas.

Passados alguns dias de muita paciência por parte dos analistas responsáveis pelo sistema, este fator foi superado.

As vantagens

Podemos identificar muitas vantagens com o sistema novo.

A principal delas, sem dúvida, é melhora no tempo de resposta ao atendimento das soluções dos usuários. Todo aquele processo foi muito abreviado, pois ao efetuar a consulta, já podemos saber se a publicação está emprestada ou não. Os usuários também têm acesso a essa informação, necessitando apenas solicitar à Biblioteca sua inclusão em fila de espera, caso necessário. Se esta consulta estiver sendo efetuada pela equipe da Biblioteca, a inclusão em fila de espera é efetuada imediatamente.

A automação da fila de espera também foi um grande benefício, pois este processo até então era manual e muito trabalhoso, sendo efetuado através das fichas de empréstimo. Como as papeletas eram anexadas às fichas através de clips, eventualmente uma ou outra se perdia, e com isso não se sabia mais a qual publicação esta fila pertencia. Agora, as filas são administradas pelo sistema, vinculadas, inclusive, à publicação como um todo, permitindo que ao retorno de um exemplar, o documento seja encaminhado ao próximo leitor da fila.

Outra grande vantagem, tanto para os usuários quanto para a Biblioteca, é o envio de cartas de lembrança de vencimento através de endereço eletrônico, o que agiliza o processo, e evita a circulação de papel como ocorria antigamente.

Com relação aos processos internos da Biblioteca, um grande ganho foi a possibilidade de controle de autoria de documentos, ou seja, evitar mais de uma entrada para o mesmo autor, pois é comum que os nomes dos autores sejam apresentados com grafias diferentes, dependendo da publicação. Mais importante ainda é a possibilidade de padronização de assuntos, especialmente quando o acervo é composto por vários idiomas. Agora, quando algum termo já indexado em publicação em inglês, por exemplo, passa a ser adotado nas publicações nacionais, é muito mais fácil alterar todas as publicações associadas a este assunto, permitindo, assim, ao usuário, acesso mais rápido, evitando a necessidade de execução de mais pesquisas.

Obtivemos ainda um ganho no tempo do preparo físico das publicações, pois não é mais necessária a confecção de bolsos e fichas de empréstimo. Apenas uma papeleta é anexada ao final da publicação para que o usuário possa efetuar o controle de prazo de devolução, além da etiqueta de identificação na lombada. Sendo assim, os livros passam a estar disponíveis para empréstimo com maior brevidade.

O futuro

Com o sistema já implantado, resta-nos pensar nas versões futuras, onde pretendemos incluir melhorias que devem agilizar ainda mais o atendimento às necessidades de nossos usuários. A principal delas é a inclusão de um serviço de Disseminação Seletiva da Informação (DSI), além da possibilidade de que o usuário tenha acesso ao seu histórico de empréstimo, e que possa fazer a sua inclusão em filas de espera. Também deveremos incluir uma rotina de circulação de periódicos, e o controle de assinaturas.

Ponto de vista da equipe de desenvolvimento

Entrando nos aspectos computacionais, o sistema foi construído com interface WEB, utilizando um banco de dados relacional e agregando numa única aplicação a catalogação do acervo e o controle de empréstimos.

O maior impacto do sistema perante o usuário, não foi a interface da aplicação (sic), mas o fato de ter sido implementado utilizando um banco de dados relacional. O sistema anterior (Microisis) utilizava um banco de dados hierárquico e os usuários deste sistema carregavam consigo todas as idiossincrasias da sua utilização. Ainda na fase de levantamento de dados foi necessário um bom grau de cautela para não viciar o novo sistema com características que eram inerentes a um sistema com banco de dados hierárquico.

Os dados no sistema Librarium estão organizados de forma estruturada no banco de dados e por isso a alimentação dos dados pelo usuário tem que ser metódica. O Microisis permitia que todos os dados de uma publicação fossem inseridos numa única etapa. No Librarium, a catalogação dos dados dos autores, assuntos e publicações ocorre em momentos distintos. Isto obriga usuários indisciplinados a mudarem suas atitudes e evita a duplicidade de informações, como por exemplo a existência de diversas "versões" do nome de um autor.O sistema foi implementado utilizando na sua ampla maioria rotinas escritas em Active Server Pages (Visual Basic Script, JavaScript e HTML). O servidor WEB é o Microsoft Internet Information Server. Em algumas telas e rotinas, em que foi exigida uma interface mais elaborada, foi utilizado ActiveX. O banco de dados utilizado foi o Microsoft SQL Server 7.0.

Uma das maiores dificuldades foi migrar os dados do Microisis para o SQL Server 7.0. Foi necessário estruturar as informações e inserí-las em cada uma das tabelas do novo banco de dados mantendo a consistência deles. Para isso foram analisados os dados do Microisis e construída uma aplicação sob medida em Visual Basic, que gerava um script na linguagem SQL, para posteriormente ser rodado no SGBD. Durante a conversão, também foram inibidas diversas regras de integridade (constraints e triggers). Depois da conversão, quando os dados já se encontravam inseridos no SQL Server, gradativamente foram ativadas todas as constraints e triggers, conforme eram feitos os devidos ajustes nos dados.

Um exemplo simples de problema encontrado é o seguinte: a mesma data de edição da publicação podia ser encontrada de diferentes modos, "jun. 1977 "ou, "jun/1977" ou, "06/77". Converter para o tipo de dado datetime não era recomendável, já que em algumas vezes era informado dia/mês/ano, noutras o mês/ano e noutras ainda, apenas o ano. Foi necessário criarmos campos na tabela, que armazenassem o dia, mês e o ano em locais distintos. Depois foram convertidos estes campos para o tipo de dado smallint. Esses ajustes permitem que na consulta avançada do acervo bibliotecário o usuário possa informar se quer publicações maiores, menores ou iguais a determinado ano de edição.

O sistema Librarium já está sendo efetivamente utilizado desde outubro de 1999 e tem se comportado muito bem. Nenhum problema grave (informações armazenadas erroneamente por exemplo) foi relatado pelos usuários. Já foram convertidos os acervos das bibliotecas da CELEPAR e da FUNCEL. Atualmente a média de empréstimos pendentes de devolução tem sido em torno de 500 na biblioteca da CELEPAR e 250 na FUNCEL.

Outros números:

 

CELEPAR

FUNCEL

Publicações catalogadas

4.643

3.743

Artigos catalogados

34.594

63

Autores

19.360

2.135

Assuntos

17.751

1.382

Empréstimos pendentes de devolução

534

289

Usuários (leitores e operadores)

752

741

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