Um grande evento internacional ligado ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) aconteceu entre os dias 1 e 4 de Outubro deste ano em São Paulo.

O 25º. Congresso e Feira Internacional INFOIMAGEM2001, ofereceu este ano para atualização dos profissionais desta área 125 conferências incluindo cases e novas tecnologias relacionadas ao GED.

Promovido pelo CENADEM[1] - Centro Nacional do Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação há 25 anos, o evento é considerado o segundo maior do mundo nesta área.

Na feira, em anexo ao congresso, diversos fabricantes e representantes puderam expor seus produtos e serviços para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 

Este ano o foco principal foi o GED no contexto do eBusiness, onde pôde-se observar como as empresas estão agilizando seus processos em ambientes Internet/Intranet, atendendo a necessidade cada vez maior de criação, gerenciamento, distribuição e guarda dos conteúdos de forma corporativa, evoluindo para o Enterprise Content Management (ECM) e viabilizando tecnologias como: Customers Relationship Management (CRM), Knowledge Management (KM), Enterprise Resource Planning (ERP) e muitas outras. Para confirmar esta tendência, a figura a seguir mostra o resultado de uma pesquisa com aproximadamente 300 empresas públicas e privadas brasileiras sobre a perspectiva de uso para 2001/2002 de tecnologias de GED para viabilizar outras tecnologias.

Este ano, a Abertura Oficial do evento ficou a cargo da GIGA[2] onde dois renomados especialistas americanos destacaram o papel estratégico do GED nas cinco fases do eBusiness. Segundo estes especialistas, estamos no auge das duas primeiras fases que são o eMarketing e o eCommerce. Atualmente as empresas estão focadas nas próximas duas fases que são o eRe-engineering e o eCRM e a próxima fase será o eCollaboration. Ainda segundo estes especialistas, um pouco mais à frente, no futuro, quando essas cinco fases criarem processos mais padronizados, prevê-se uma sexta fase na qual o eKnowledge Management se tornará a nova arena de batalha. 

As 125 conferências foram agrupadas em 8 grandes segmentos assim distribuídos:

1. Sessões internacionais

Neste segmento, especialistas de países como Estados Unidos, Suécia e Portugal, falaram sobre CRM, eContent e eBilling. Mostraram o nível de utilização dessas tecnologias e perspectivas para o futuro. 

2. eBusinness

Com 5 conferências da GIGA e 10 com especialistas brasileiros, neste segmento, foram apresentadas aplicações e discutidas tendências do GED e suas tecnologias correlatas no contexto do eBusiness. 

3. Gerenciamento Eletrônico de Documentos

As conferências relacionadas a este segmento focaram os conceitos de GED, as tecnologias integradas a GED, auditoria de sistemas e tecnologias para o armazenamento de documentos. A questão da assinatura e certificação digital foi também amplamente discutida. Foram apresentados cases implan-tados em órgãos públicos como: Arquivo Público do Estado de São Paulo, Tesouro de Portugal e Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo. A CELEPAR pela primeira vez esteve representada com a conferência "Viabilizando Documentos Complexos para GED" onde foi apresentada uma metodologia baseada em pesquisa científica[3] para garantir maior qualidade em imagens eletrônicas a partir de documentos complexos. Empresas como Telemar, Acesita, Transpetro e Chocolates Garoto também apresentaram seus cases de sucesso. 

4. GED na Internet

Entre os temas abordados neste segmento estão as tecnologias de indexação remota e segura de documentos através da Internet com diversos cases de empresas como CRT Brasil Telecom, Michelin, Companhia de Seguros Aliança, entre outros. Foram apresentadas experiências de gestão da qualidade e direitos autorais na Web. Constatou-se que tecnologias relacionadas ao GED como Workflow e COLD estão cada vez mais se integrando às soluções adotadas pelo mercado de software desta área. Praticamente todas as soluções apresentadas na feira possuem uma interface única para o usuário, o que é uma evolução em relação as propostas anteriores. Esta integração permite ao usuário consultar a documentação sem se preocupar em que tecnologia ela está armazenada ou gerenciada, podendo consultar desde documentos eletrônicos gerados por um editor de texto, imagens digitalizadas como fotos e mapas, relatórios de spool de mainframes e processos do fluxo de documentos. Tudo integrado ao ambiente corporativo via NET (Internet/Intranet/Extranet).

5. Record and Information Management

Entre os temas discutidos neste segmento houver abordagens sobre criação de centros integrados de gestão de documentos e informações, gestão documental, sistemas da qualidade e cases de aplicações de empresas como Chesf, Infraero, de telefonia e INCOR. O enfoque estava fortemente baseado no conceito de "Organizar para Informatizar" onde a tecnologia da informação deve ser encarada como um meio e não como um fim em si. Os conferencistas procuraram fundamentar os princípios que devem nortear a automação dos processos de arquivamento de forma que os sistemas de informação possam efetivamente facilitar a caracterização e localização das informações.

6. Redesenho de Processos e Workflow

O enfoque dado às conferências deste segmento foi a automação do fluxo de trabalho como fator de agilização de processos administrativos com propostas de metodologias, seleção de produtos e gestão de projetos. Foram apresentados cases de órgãos públicos como: Senado, Legislativo Federal, Caixa Econômica Federal, Marinha e de empresas como Unibanco, Bradesco e Fepam.

7. Content Management e Aplicações Estratégicas

Temas como: Gestão do conhecimento, CRM, ERP, ECM, portais corporativos e inteligência artificial foram aqui abordados. Ficou evidente que tecnologias para gestão de conteúdos estão situadas entre tecnologias de GED e aplicações estratégicas. Enquanto as tecnologias de GED são o principal suporte para gestão de conteúdos, as aplicações estratégicas são fortemente suportadas pela gestão dos conteúdos. 

8. Sessões de Tecnologia

Neste segmento, os diversos expositores da feira puderam demonstrar seus produtos, uma vez que nos segmentos anteriores a divulgação (propaganda) de produtos e serviços não era permitida.

No importante Painel "As Tendências do GED no Cenário do eBusiness" foram discutidas questões como:

• Dificuldades na Integração de soluções GED com ferramentas de eBusiness;

• Necessidade de interface única para usuários (portais corporativos);

• Gestão documental antes de definição de qualquer tecnologia;

• Problemas de cultura organizacional e de tecnologia para implantação das soluções e

• Uso de tecnologias de eCollaboration como principal suporte a gestão do conhecimento.

Em uma avaliação geral pôde-se constatar grande preocupação dos especialistas na integração das tecnologias em prol de soluções para problemas de missão crítica das empresas.

Há muitos anos a humanidade vem produzindo informações de forma desordenada sem gestão corporativa. As empresas geram muitos documentos que são produzidos em suporte analógico (papel, microfilme, etc.) ou digital (discos óticos e magnéticos, CDs, fitas, etc.) Documentos eletrônicos como: textos, planilhas, imagens, sons, etc. muitas vezes estão espalhados pelos diversos departamentos sem uma visão corporativa.

Como agrupar e disponibilizar estas informações de forma compartilhada, organizada e corporativa? De que forma podemos utilizar estas informações para melhorar os processos administrativos e decisórios em nossas organizações?

Muitos desafios ainda têm questões em aberto. Entre as principais tendências observadas no congresso e feira da INFOIMAGEM2001, estavam evidentes aquelas relacionadas a evolução das tecnologias de GED, se posicionando para oferecer importante suporte para a Gestão do Conhecimento.

9. Conclusão

Até o final dos anos 90, GED era sinônimo de digitalização, hoje não é mais, o conceito evoluiu agregando muitas tecnologias emergentes que de forma direta ou não estão relacionadas ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Hoje, por exemplo, muitas organizações estão embarcando na onda da Gestão do Conhecimento e de acordo com renomados consultores internacionais, estas organizações estão descobrindo que de alguma forma a Gestão do Conhecimento deve ser suportada pela gestão de conteúdos (Content Management) que por sua vez é suportada pelas tecnologias de GED. 

Oportunamente, estaremos publicando aqui no BateByte detalhes da evolução do GED com suas tecnologias específicas, tecnologias correlatas e onde o GED deve ser utilizado como principal suporte para viabilizar outras tecnologias.

REFERÊNCIAS

[1] CENADEM. INFOIMAGEM-2001 confirmou que o GED já faz parte da TI nas empresas. Disponível em: www.cenadem.com.br. Acesso em: out. 2001.

[2] GIGA INFORMATION GROUP. Research headlines. Technology Advice. Disponível em: www.gigaweb.com/homepage. Acesso em: out. 2001.

[3] KUBIÇA, S. Metodologia para o aprimoramento do reconhecimento de conteúdos impressos de documentos complexos. In: INTERNATIONAL SYMPOSIUM ON KNOWLEDGE MANAGEMENT AND DOCUMENT MANAGEMENT ISKM/DM, 2001, Curitiba. Anais... Curitiba: PUC-PR, 2001.